Faire inscrire une question à l'ordre du jour de l'AG : guide et modèle

Une assemblée trop longue, peu de présents, des votes difficiles à suivre : beaucoup de copropriétés cherchent une solution. L'outil seul ne suffit pas. Pour autoriser une AG à distance (émargement, vote en séance, procès-verbal), il faut une décision d'assemblée générale. Si le syndic ne propose pas le sujet, vous pouvez forcer son inscription à l'ordre du jour, dans les formes. Voici comment, avec un modèle.

Ce guide est un cadre pratique. Les textes évoluent : vérifiez votre règlement de copropriété et, en cas de doute, un conseil juridique à jour.

Qui peut demander l'inscription à l'ordre du jour ?

L'article 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 est clair : un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour d'une assemblée générale.

Le droit tient à la notification en bonne forme. Le soutien ou la cosignature du conseil syndical n'est pas une condition légale, mais il donne souvent plus de poids politique et clarifie le débat avant l'AG.

Le syndic n'a pas à juger de l'opportunité de votre question lorsque la demande est régulière. En revanche, une demande vague, sans projet de résolution quand celui-ci est requis, peut être écartée.

La procédure en 5 étapes

1. Anticipez le délai. La demande peut être faite à tout moment. Pour viser la prochaine AG, elle doit arriver assez tôt avant l'envoi des convocations (au moins 21 jours avant l'AG, souvent davantage selon le calendrier du syndic). Trop tard : la question est reportée à l'assemblée suivante, ce qui n'est pas un refus définitif.
2. Choisissez une forme qui prouve. Notification au syndic par lettre recommandée avec avis de réception, voie électronique admise pour les notifications prévues par le décret, ou remise contre récépissé. Un simple mail sans preuve est un risque.
3. Adressez-vous au syndic. C'est le destinataire légal. Une demande au seul conseil syndical, ou une discussion orale, ne remplace pas la notification.
4. Joignez un vrai projet de résolution. Pas une idée vague (« parler de l'AG à distance »), mais un texte votable, avec l'objet précis de la décision.
5. Conservez la preuve. Accusé de réception, récépissé daté, horodatage électronique : gardez tout jusqu'à l'AG et au-delà.

Pour le calendrier de convocation et le contenu de l'ordre du jour, voir aussi notre guide convocation et ordre du jour.

Que doit contenir le projet de résolution ?

Pour une AG à distance (ou hybride), le projet doit permettre à l'assemblée de voter clairement :

• le principe de participation à distance (visioconférence ou autre moyen électronique permettant l'identification), conformément à l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 ;
• le cas échéant, le recours à un outil d'animation d'AG (émargement, vote en tantièmes, PV) et la charge du coût pour le syndicat ;
• la majorité applicable (en pratique souvent l'article 24 pour ce type de modalité ; à confirmer selon votre situation).

Si un demandeur est lié à un produit ou prestataire proposé, indiquez-le clairement. La transparence évite les contestations sur le conflit d'intérêts et clarifie le débat.

Cadre AG à distance et checklist syndic : guide AG en visio. Majorités : articles 24, 25 et 26.

Modèle de lettre au syndic

À adapter (coordonnées, immeuble, date). Envoyez-le en LRAR ou équivalent avec preuve, en joignant les projets de résolution.

[Vos nom et prénom / Conseil syndical]
[Adresse]
[Code postal Ville]

À [Nom du syndic]
[Adresse du syndic]

Objet : Demande d'inscription à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale
(article 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967)

Madame, Monsieur,

Copropriétaire(s) de l'immeuble situé [adresse], lot(s) n° [numéros],
je/nous vous notifie/notifions, sur le fondement de l'article 10 du décret
n° 67-223 du 17 mars 1967, la demande d'inscription à l'ordre du jour de la
prochaine assemblée générale des questions et projets de résolution joints.

Vous trouverez en annexe :
- le projet de résolution A (participation à distance) ;
- le projet de résolution B (outil d'animation d'AG), le cas échéant.

Je/nous vous remercie/remercions de confirmer la bonne réception de la présente
et l'inscription de ces questions à la prochaine assemblée. Si la date de
réception ne permet pas cette inscription compte tenu du calendrier de
convocation, je/nous vous rappelle/rappelons qu'en application du même texte
ces questions devront être portées à l'ordre du jour de l'assemblée suivante.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes/nos salutations distinguées.

[Signature(s)]
[Date]
Pièces jointes : projets de résolution A [et B]

Modèles de résolutions (A et B)

Résolution A — Participation à distance

L'assemblée générale décide que les copropriétaires pourront participer aux
prochaines assemblées générales par visioconférence ou par tout autre moyen
de communication électronique permettant leur identification, conformément à
l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 et aux textes d'application.

Elle charge le syndic de mettre en œuvre un dispositif garantissant
l'identification des participants, la retransmission continue des débats,
la possibilité de prendre part aux votes, et l'établissement de la feuille
de présence et du procès-verbal.

(Majorité proposée : article 24 — à confirmer selon votre situation.)

Résolution B — Outil d'animation d'AG

L'assemblée générale décide de recourir à un outil d'animation d'assemblée
générale permettant notamment l'émargement, le vote en voix et tantièmes
en séance, et l'établissement du procès-verbal.

Elle charge le syndic de retenir un dispositif adapté, d'en informer les
copropriétaires dans la convocation, et autorise la prise en charge du coût
par le syndicat des copropriétaires dans la limite de [montant / devis joint].

[Le cas échéant : transparence] Le ou les demandeurs précisent tout lien
d'intérêt avec le prestataire ou le produit proposé.

(Majorité proposée : article 24 — à confirmer selon votre situation.)

Erreurs fréquentes à éviter

• Trop tard : la demande arrive après la mise sous pli des convocations. La question n'est pas perdue, elle est reportée.
• Pas de texte de résolution : « on voudrait parler de la visio » n'est pas un projet votable.
• Mail sans preuve : difficile de démontrer la date de notification.
• Confondre demande du CS et obligation du syndic : le conseil syndical peut demander ; l'obligation d'inscription naît de la notification régulière au syndic, pas d'un simple avis interne.
• Promettre le résultat du vote : l'inscription à l'ODJ ouvre le débat ; l'assemblée décide ensuite.

Après le vote : préparer la première AG à distance

Une fois la modalité votée, la convocation doit mentionner les modalités techniques. Le jour J, l'émargement, le vote et le procès-verbal restent des obligations de fond, que les copropriétaires soient en salle ou derrière un écran.

Copiez le modèle ci-dessus, adaptez-le à votre immeuble, et conservez la preuve d'envoi. Si votre AG vote ensuite l'animation digitale, CoproLive offre la première AG : code unique, vote en tantièmes, émargement et PV à la clôture.